Isı nem takip formu: kopyalanabilir şablon ve doldurma kuralları

Isı nem takip formu, bir ortamın belirlenen sınırlar içinde kaldığını gösteren en basit kanıttır. Ecza depolarında, aşı ve ilaç buzdolaplarında, soğuk odalarda, laboratuvarlarda ve arşivlerde kullanılır. Formun kendisi basittir; zor olan, onu her gün aynı disiplinle doldurmaktır.

Bu rehberde doğrudan kopyalayabileceğiniz bir şablon, her sütunun nasıl doldurulacağı, kayıt sıklığı için mevzuatta yazanlar ve denetimde en sık sorun çıkaran hatalar var.

Formun başlığında olması gerekenler

Satırlara geçmeden önce formun üst kısmı doldurulur. Bu bilgiler olmadan satırlardaki sayılar bir anlam taşımaz.

• Kurum ve bölüm: Depo adı, oda numarası veya dolap adı.
• Ölçüm noktası ve cihaz: Hangi termometre veya sensör, seri numarası, nereye takılı olduğu.
• Kabul sınırları: Alt ve üst sıcaklık sınırı, varsa nem sınırı. Örneğin bir ilaç buzdolabı için 2–8 °C.
• Kalibrasyon bilgisi: Termometrenin son ve bir sonraki kalibrasyon tarihi.
• Sorumlu ve yedeği: Sağlık Bakanlığı’nın Genişletilmiş Bağışıklama Programı (GBP) Genelgesi, aşı buzdolabının kapısına yapıştırılan ısı izlem çizelgesinin altında soğuk zincir sorumlusunun ve yedeğinin adının bulunmasını ister. Bu uygulama her ortam için iyi bir alışkanlıktır.
• Dönem: Formun kapsadığı ay ve yıl.

TİTCK’nın GDP kılavuzu (madde 5.1) dokümanların elle yazılmamasını, ancak ek veri girişi için yeterli alan bırakılmasını ister. Yani formun şablonu basılı olmalı; elle yazılan yalnızca değerler, imzalar ve açıklamalardır.

Kopyalanabilir ısı nem takip formu şablonu

Aşağıdaki tabloyu kelime işlemciye veya tabloya kopyalayıp yazdırabilirsiniz. İlk üç satır doldurma örneğidir; değerler yalnızca gösterim içindir.

Her ölçüm noktası için ayrı form tutmak, tek forma birden fazla noktayı yazmaktan daha az hataya yol açar. Çok noktalı depolarda nokta sütunu kalabilir ama satırlar aynı saatte, aynı sırayla doldurulmalıdır.

Sütunlar nasıl doldurulur?

Tarih ve saat. Saat, okumanın gerçekten yapıldığı saattir; planlanan saat değil. 08:30 yazan bir satır 10:15’te dolduruluyorsa 10:15 yazılır.

Anlık sıcaklık ve nem. Göstergede ne yazıyorsa, ondalığıyla birlikte yazılır. Nem ölçülmeyen ortamlarda sütun çizgiyle kapatılır, boş bırakılmaz.

Min / Maks. Formun en değerli sütunudur. Anlık değer yalnızca okuma anını gösterir; iki okuma arasında kapı yarım saat açık kalmışsa bunu yalnızca maksimum değer gösterir. Okuma yazıldıktan sonra termometrenin min/max hafızası sıfırlanır. Sıfırlanmazsa ertesi gün aynı uç değer yeniden yazılır ve sapma kaybolur.

Sınırda mı? Evet veya hayır. Bu sütun, okuyan kişiyi değeri sınırla karşılaştırmaya zorlar. Anlık değer sınırda ama min/max dışarıdaysa cevap “Hayır”dır.

Kontrol eden ve imza. Okumayı yapan kişi imzalar. Başkası adına imza atılmaz.

Sapma / aksiyon. Sınır dışı her satırda doldurulur: ne görüldü, ne yapıldı, kime haber verildi, varsa sapma kaydının numarası. “Takip edildi” gibi genel ifadeler yerine somut adım yazılır.

Ne sıklıkla kayıt tutulmalı?

Tek bir genel kural yoktur; sıklığı sektörünüzün mevzuatı ve risk değerlendirmeniz belirler. Resmi metinlerde geçen bazı örnekler:

GBP Genelgesindeki “hafta sonları dahil” vurgusu, elle tutulan formun zayıf noktasını gösterir: kimsenin olmadığı saatler.

Hızlı dondurulmuş gıdalar için aynı tebliğ, kayıt cihazlarının TS EN 12830, TS EN 13485 ve TS EN 13486 standartlarına uygun olmasını ve işletmenin bunu gösteren belgeleri bulundurmasını ister. Perakende satış yerlerinde 10 m³’ten küçük soğuk depolarda ise kolay görülebilen bir termometre yeterli sayılır.

Denetimde sorun çıkaran yaygın hatalar

Yuvarlama. 8,4 °C’yi 8 °C yazmak bir sapmayı yok eder. Değer göstergede nasıl okunuyorsa öyle yazılır.

Geriye dönük doldurma. Hafta sonu satırlarının pazartesi aynı kalemle, aynı el yazısıyla ve birbirine çok benzeyen değerlerle doldurulması denetimde kolayca fark edilir. GDP kılavuzu kayıtların “yürütülen işlemlerle eş zamanlı” yapılmasını ister. Okunmayan bir saat boş bırakılır ve nedeni yazılır; boş bir satır, uydurulmuş bir satırdan daha savunulabilirdir.

Gece ve hafta sonu boşlukları. Bir soğutma arızası ya da elektrik kesintisi mesai saatini beklemez. Formda 17:30 ile 08:30 arası hiçbir zaman görünmez; bu aralığı yalnızca min/max değeri ya da sürekli kayıt kapatır.

Hep aynı değer. Bir ay boyunca her gün 5,0 °C yazılmış bir form gerçekçi değildir. Soğutma sistemleri döngüyle çalışır; değer dalgalanır.

Silme ve karalama. Hatalı değer tek çizgiyle çizilir, okunur kalır, yanına doğrusu, tarih, imza ve düzeltme nedeni yazılır. GDP kılavuzunun 5.1 maddesi de bunu ister.

Sapma satırında aksiyon yok. Sınır dışı bir değer yazılmış ama aksiyon sütunu boşsa, bu satır denetimde doğrudan bulgu olur.

Kalibrasyonu geçmiş termometre. Formdaki değerler, onları okuyan cihaz kadar güvenilirdir. Başlıktaki kalibrasyon tarihi geçmişse tüm form sorgulanır.

Formu kim tutmalı, nerede durmalı?

Formun kalitesini çoğu zaman şablon değil, sahiplik belirler. Pratikte işe yarayan düzen şudur:

• Form, ölçüm noktasının yanında durur. GBP Genelgesi aşı buzdolabı için çizelgenin dolabın kapısına yapıştırılmasını ister. Depolarda da form, termometrenin okunduğu yerde asılı olmalıdır; ofiste duran form sonradan doldurulur.
• Bir sorumlu ve bir yedek atanır. Sorumlunun izinde veya raporlu olduğu günler için yedek kişi önceden bellidir ve adı formda yazar.
• Ay sonunda bir üst kontrol yapılır. Birim sorumlusu, kalite sorumlusu veya mesul müdür formu gözden geçirir; sınır dışı satırların aksiyonu ve boş satırların açıklaması olup olmadığına bakar, imzalar.
• Dolan form arşivlenir. Saklama süresi sektöre göre değişir; ecza ticarethaneleri için GDP kılavuzu en az 5 yıl, hızlı dondurulmuş gıdalar için Türk Gıda Kodeksi en az bir yıl öngörür.

Formu Excel gibi bir tabloda tutmak kağıttan daha düzenli görünür ama aynı sorunları taşır: değerler yine elle girilir ve kimin neyi ne zaman değiştirdiği çoğu zaman izlenemez. GDP kılavuzunun 4.3.1 maddesi, bilgisayarlı sistemlerde verilerin yalnızca yetkili kişilerce girilmesini veya değiştirilmesini ve yetkisiz değişikliklere karşı korunmasını ister. Paylaşılan bir klasördeki düzenlenebilir tablo bu beklentiyi kendiliğinden karşılamaz.

Ne zaman otomatik kayda geçmeli?

Kağıt form, düşük riskli ve az sayıda noktanın izlendiği yerlerde iş görür. Aşağıdaki durumlardan biri varsa otomatik ve sürekli kayda geçmeyi düşünmelisiniz:

• Ürünün değeri veya kritikliği, bir gecelik sapmanın fark edilmemesini kabul edilemez kılıyorsa.
• İzlenen nokta sayısı arttıkça okuma, bir kişinin günlük işinin önemli bir kısmını alıyorsa.
• Denetimde, sapmanın ne zaman başlayıp ne zaman bittiğini gösteremiyorsanız.
• Alarmın, sapma olduğu anda sorumluya ulaşması gerekiyorsa.

Sağlık Bakanlığı’nın GBP Genelgesi de aşı dolapları için “sürekli ısı kaydeden ve belirlenen aralığın dışına çıktığında uyarı veren” termometrelerin tercih edilmesini ister. Veri kaydedici ile online izleme arasındaki farkı datalogger mı online izleme mi rehberinde ayrıntılı karşılaştırdık.

Otomatik kayda geçmek formu tamamen ortadan kaldırmaz. Birçok kurum günlük kontrolü sürdürür; farkı, formdaki değerin artık sistem kaydıyla karşılaştırılabilmesi ve iki okuma arasının da kayıtlı olmasıdır.

Detecta ile nasıl yapılır?

Detecta sensörleri sıcaklık ve bağıl nemi sürekli ölçer ve her ölçümü tarih damgasıyla müşteri paneline yazar. Formda boş kalan gece ve hafta sonu saatleri panel geçmişinde kesintisiz görünür.

• Her ölçüm noktası için ayrı eşik tanımlanır; sınır aşıldığında tanımlı kişi listesine SMS ve e-posta gider, Kurumsal pakette telefon araması da eklenir.
• Her olay başlangıç, süre ve normale dönüş zamanıyla kaydedilir. Formdaki “sapma / aksiyon” satırının saat bilgisi buradan alınır.
• Kurumsal pakette tarih aralığı seçerek denetim raporu alınır.
• Soğuk oda ve buzdolapları için daldırma sıcaklık probu, genel alanlar için ısı/nem probu kullanılır.

Kaç noktaya ihtiyacınız olduğunu ücretsiz keşifte birlikte belirliyoruz. Ecza depoları için ayrıntılar ecza deposu izleme sayfasında, mevzuatın özeti ise ecza deposu sıcaklık ve nem şartları rehberinde.